L’innovativo mondo della gestione documentale


In molti uffici, nonostante la presenza e l’aiuto del computer, trovare un documento importante, reperire informazioni sui dipendenti o condividere informazioni aggiornate, rappresentano operazioni molto difficili. La gestione documentale si basa su soluzioni davvero efficienti e nell’ultimo periodo si è diffusa a causa della forte spinta verso la razionalizzazione e la condivisione delle informazioni.  Quello della gestione documentale è un processo organico ma soprattutto autonomo che consente il trattamento in estrema facilità e sicurezza della documentazione in entrata e in uscita.

Essa può occuparsi di ricevere, protocollare e scansionare mail con l’archiviazione dei documenti. Con la Gestione Documentale è possibile trattare qualunque tipo di documento e potrete archiviarlo, sottoporlo a conservazione sostitutiva della carta, spedirlo automaticamente in qualsiasi modo, su carta, via e-mail, via fax, tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), inserirlo all’interno di procedure aziendali e cicli di workflow, vistarlo, firmarlo elettronicamente (firma digitale), esporlo su Internet o dei creare fascicoli. In un sistema di gestione documentale si trovano diversi componenti come il ritiro dei documenti a domicilio, la catalogazione informatizzata, l’archiviazione e il deposito di dati, l’archiviazione ottica, la copia dei documenti archiviati, la conversione dei documenti in diversi formati e la formazione e gestione di banche dati. I documenti archiviati possono essere consultati e disponibili “on line” per tutti gli utenti grazie ad un login e password.

Con l’accesso nel portale è possibile visionare le informazioni senza la necessità di fotocopiare il documento o cercarlo in archivi ormai obsoleti. L’utilizzo di questa gestione consente di ottenere numerosi vantaggi soprattutto se ad essa vengono integrati modelli di conservazione digitale che rispettino le nuove norme civilistiche. Il Document Management consentirà di dematerializzare e migliorare le operazioni gestionali rendendo tutto molto più sicuro e veloce. Grazie ai nuovi software si avrà una maggiore efficienza e una riduzione dei costi gestionali.

 
Powered by Optimamente srl - Privacy